Häufige Fragen zu Idana
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zum Einstieg und zur täglichen Arbeit mit Idana — basierend auf den häufigsten Anfragen an unseren Support. Wenn Sie danach noch Hilfe benötigen, erreichen Sie den Support direkt aus der Idana-Software.
Erste Schritte & Login
Wie installiere ich Idana?
Laden Sie die Idana-Desktop-App für Windows oder macOS unter www.idana.com/testen herunter und führen Sie die Installationsdatei aus. Anschließend melden Sie sich mit dem Idana-Konto an, das bei der Bestellung angelegt wurde.
Wie funktioniert die erste Anmeldung?
Starten Sie Idana, wählen Sie Anmelden und geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort Ihres Idana-Kontos ein. Danach fragt Idana die bereits bei der Registrierung festgelegte PIN ab. Prüfen Sie nach der Anmeldung unter Mein Konto Ihre hinterlegten Angaben.
Ich habe mein Passwort vergessen
Ihr Passwort können Sie über die Passwort-vergessen-Funktion beim Login zurücksetzen. Falls Sie auch keinen Zugriff mehr auf Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse haben, kontaktieren Sie den Idana-Support — wir helfen Ihnen bei der Wiederherstellung.
Ich habe meine PIN vergessen
Der Account-Inhaber kann die PIN unter Mein Konto → Sicherheit → „Idana-PIN
zurücksetzen“ zurücksetzen. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link und
benötigen dafür den Wiederherstellungsschlüssel — die Datei
Idana-Backup-Key.txt, die Sie bei der Einrichtung heruntergeladen haben.
Ist der Schlüssel nicht mehr auffindbar, kontaktieren Sie den Idana-Support. Ohne PIN und Wiederherstellungsschlüssel können die verschlüsselten Patientendaten nicht wiederhergestellt werden.
Mehr zu PIN und Wiederherstellungsschlüssel
Mein Konto ist gesperrt
Nach mehr als 10 falschen Anmeldeversuchen wird das Konto aus Sicherheitsgründen automatisch gesperrt. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Idana-Support, damit das Konto wieder freigeschaltet werden kann.
Wie ändere ich meine E-Mail-Adresse oder Kontodaten?
Aus Sicherheitsgründen kann die Mailadresse Ihres Idana-Accounts nur über unseren Support geändert werden — kontaktieren Sie uns dazu. Die Praxisinformationen (Praxisname, Adresse, Mail & Webseite usw.) können Sie dagegen selbst in der Idana-Desktop-App unter Mein Konto ändern.
Benötigen Patient:innen eine App oder ein Benutzerkonto?
Nein. Befragungen werden über einen Link oder Code im Browser geöffnet und können auf Smartphone, Tablet oder Computer ausgefüllt werden. Dafür ist keine Registrierung durch Patient:innen erforderlich.
Wie schütze ich mein Konto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Unter Mein Konto → Sicherheit → „Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzufügen“. Als zweiter Faktor dient ein Code aus einer Authenticator-App oder ein Sicherheitsschlüssel. Danach fragt Idana bei der Anmeldung zusätzlich zum Passwort nach diesem Faktor.
Befragungen erstellen & versenden
Wie erstelle ich meine erste Befragung?
Öffnen Sie in Idana Neue Befragung, wählen Sie eine vorhandene Person oder legen Sie eine neue an und fügen Sie die gewünschten Fragebögen hinzu. Danach können Sie die Befragung per QR-Code, Link oder E-Mail bereitstellen.
Was ist ein Check-In-Code?
Ein Check-In-Code führt zu einer vorher festgelegten Befragung. Der Code ist wiederverwendbar und kann von beliebig vielen Patient:innen genutzt werden. Damit eignet er sich beispielsweise für wiederkehrende Abläufe oder einen QR-Code im Wartezimmer.
Wie gebe ich eine Befragung an Patient:innen weiter?
Je nach Ablauf können Sie einen direkten Link, einen QR-Code oder einen Check-In-Code verwenden. Der Link lässt sich außerdem in eine Praxis-Website oder die bestätigte Kommunikation eines Online-Terminkalenders einbinden. Verwenden Sie nur Kommunikationswege, die Ihre Praxis datenschutzrechtlich freigegeben hat.
Kann ich die Reihenfolge und Sprache der Fragebögen festlegen?
Ja. Ausgewählte Fragebögen lassen sich vor dem Erstellen der Befragung per Drag-and-drop sortieren. Beim Check-In können Sie außerdem die gewünschten Sprachen auswählen; Idana zeigt dann die dafür verfügbaren Fragebögen an.
Der Fragebogen wird nicht in der richtigen Sprache angezeigt
Fragebögen können in mehreren Sprachen verfügbar sein; die Sprache wird beim Versand an die Patient:innen ausgewählt. Falls eine bestimmte Sprache fehlt, kontaktieren Sie unser Medical Content Team unter fragebogen@idana.com — wir prüfen, ob eine Übersetzung verfügbar bzw. umsetzbar ist.
Patient:innen sehen „Befragungslink ungültig“ (Fehler E-401)
Der Link ist nicht mehr gültig — etwa weil die Befragung bereits abgeschlossen wurde oder abgelaufen ist. Erstellen Sie eine neue Befragung bzw. schicken Sie einen neuen Link.
Hinweis: Beim Öffnen eines persönlichen Links fragt Idana zur Sicherheit das Geburtsdatum ab. Gesetzliche Vertreter:innen geben das Geburtsdatum der Patientin bzw. des Patienten ein.
Berichte
Wo finde ich ausgefüllte Befragungen?
Eingegangene Befragungen erscheinen in Idana im Bereich Berichte. Dort sehen Sie die Person, den verwendeten Fragebogen und den Bearbeitungsstatus.
Wie kann ich einen Bericht weiterverwenden?
Sie können einen Bericht in Idana öffnen, als Text kopieren, als PDF speichern oder ausdrucken. Wenn Ihre Praxis eine GDT-Anbindung verwendet, kann der Bericht zusätzlich in den eingerichteten Praxisablauf übertragen werden.
GDT- & PVS-Anbindung
Die Verbindung zwischen Idana und der Praxissoftware (GDT-Schnittstelle) ist das häufigste Support-Thema.
Die Berichte von Idana kommen nicht in der Praxissoftware an
Prüfen Sie folgende Punkte:
- Läuft die Idana-Desktop-App auf dem „Rückschrieb-Rechner“? Das ist in der Regel der eine Rechner pro Praxis, auf dem Idana den Export der Berichte durchführt — oft an der Anmeldung, seltener im Backoffice oder auf dem Server. Die App muss laufen und angemeldet sein, damit Berichte exportiert werden.
- Ist der Berichtsexport aktiv? Prüfen Sie in der Desktop-App unter Einstellungen → PVS-Integration über die GDT-Schnittstelle, ob dort ein Haken bei „Berichtsexport“ gesetzt ist.
- Wurde die Praxissoftware auf dem Rückschrieb-Rechner neu gestartet? Das PVS muss die Idana-Berichte importieren; hängt sich das PVS auf, funktioniert der Import oft nicht mehr.
Besteht das Problem weiterhin, kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Techniktermin.
Die PDF-Berichte kommen doppelt in der Patientenakte an
Das kann passieren, wenn der GDT-Export doppelt konfiguriert ist — etwa wenn an zwei Rechnern der Haken bei „Berichtsexport“ gesetzt ist (Einstellungen → PVS-Integration über die GDT-Schnittstelle). Deaktivieren Sie den Export an einem der beiden Rechner (nicht an dem, der ursprünglich als Rückschrieb-Rechner eingerichtet wurde). Für Hilfe bei der Konfiguration kontaktieren Sie den Idana-Support.
Der Textrückschrieb zeigt zu viel Text in der Patientenakte an
Den Umfang des Textrückschriebs können Sie am Rückschrieb-Rechner selbst anpassen, unter Einstellungen → PVS-Integration über die GDT-Schnittstelle → Berichtsexport:
- Nur PDF, kein Text: „Export-Modus“ auf PDF statt Text+PDF stellen.
- Form des Text-Exports anpassen: Bei „Text+PDF“ unter „Darstellung der Antworten im Text-Export“ eine der folgenden Optionen wählen: Fließtext (vollständiger Text), Zusammenfassung (Warnsymptome, wichtige Antworten, Score-Werte), Zusammenfassung + detaillierte Antworten, Fließtext + Zusammenfassung, Fließtext + Zusammenfassung + detaillierte Antworten oder Nur KI-Zusammenfassung.
Wenn Sie den Idana-Editor gebucht haben, lässt sich der Umfang des Textrückschriebs außerdem direkt am Fragebogen über die Fließtextfunktion anpassen. Für Hilfe bei der Erstellung kontaktieren Sie unser Medical Content Team unter fragebogen@idana.com.
Idana funktioniert nicht nach einem Serverwechsel oder mit neuen PCs
Nach einem Serverwechsel oder auf neuen Rechnern muss die Idana-Desktop-App neu installiert und die GDT-Anbindung neu eingerichtet werden. Laden Sie Idana unter www.idana.com/testen herunter und kontaktieren Sie den Idana-Support für einen (kostenpflichtigen) Techniktermin zur Einrichtung.
Die Stammdatenübertragung funktioniert nicht
Die Stammdaten (Name, Geburtsdatum etc.) werden per GDT von der Praxissoftware an Idana übertragen. Prüfen Sie:
- Ist in der Idana-Desktop-App unter Einstellungen „Patientenimport aktivieren“ angehakt?
- Wurde die Praxissoftware neu gestartet?
Für PVS-spezifische Hilfe kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Techniktermin.
Idana zeigt „Verbindung unterbrochen“ oder einen Verbindungsfehler
Das liegt fast immer an der Firewall oder einem Proxy in der Praxis — Idana benötigt einen direkten Internetzugang und funktioniert nicht über einen Proxy. Bitten Sie Ihre IT, die Idana-Domains in der Firewall freizugeben; die nötigen Firewall-Einstellungen finden Sie hier: Firewall-Einstellungen für Idana. Ob eine allgemeine Störung vorliegt, sehen Sie unter status.idana.com — der Link steht auch im Dialog. Falls Sie Unterstützung brauchen, kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Techniktermin.
Kann Idana an mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig laufen?
Ja. In der Regel benötigt jeder Arbeitsplatz eine eigene Installation der Desktop-App (Ausnahme: Terminalserver-Systeme) sowie einen korrekt konfigurierten GDT-Pfad unter „Patientenimport aktivieren“.
Idana zeigt nach einem Update einen Fehler bzw. einen JavaScript-Error
Deinstallieren Sie die Idana-Desktop-App und installieren Sie die aktuelle Version neu über www.idana.com/testen. Auf dem Mac kann es nötig sein, die alte App zunächst in den Papierkorb zu ziehen, bevor Sie die neue Version installieren.
Fragebögen & Editor
Wie kann ich einen eigenen Fragebogen erstellen?
Eigene Fragebögen erstellen Sie über den Idana Editor. Falls Sie den Editor noch nicht gebucht haben, lässt er sich als Zusatzmodul freischalten. Für Hilfe bei der Erstellung kontaktieren Sie unser Medical Content Team unter fragebogen@idana.com.
Kann Idana meinen Papierfragebogen digitalisieren?
Ja. Schicken Sie Ihren Fragebogen als PDF oder Scan an fragebogen@idana.com — unser Medical Content Team digitalisiert ihn für Sie (je nach Umfang kann eine Gebühr anfallen). Sie erhalten den Fragebogen anschließend als digitale Version in Ihrem Idana-Account.
Kann ich vorhandene Fragebögen anpassen oder kopieren?
Ja, unlizenzierte Fragebögen können Sie mit dem Editor-Modul in Ihrem Account anpassen. Teilen Sie uns mit, welchen Fragebogen wir in Ihren Editor kopieren sollen — alternativ passen wir Fragebögen auch für Sie an. Kontakt: fragebogen@idana.com.
Der Editor speichert nicht bzw. Änderungen gehen verloren
Stellen Sie sicher, dass Sie die Revision gespeichert und auf „aktiv“ gesetzt haben — nur aktive Revisionen werden verwendet. Besteht das Problem weiterhin, kontaktieren Sie den Idana-Support.
Wie funktionieren abhängige Fragen (Conditional Logic)?
Sie können Fragen so einrichten, dass sie nur erscheinen, wenn Patient:innen zuvor eine bestimmte Antwort gegeben haben — konfigurierbar im Editor an der jeweiligen Frage unter „Bedingungen“. Bei einzelnen Fragetypen gibt es dabei noch Einschränkungen. Für Hilfe kontaktieren Sie unser Medical Content Team unter fragebogen@idana.com oder die entsprechende Anleitung im Editor-Hilfecenter.
Wo finde ich bestimmte Fragebögen (z. B. Aufklärungsbögen)?
Im Fragebogenkatalog und unter „Fragebögen“ in der Desktop-App finden Sie eine große Auswahl an vorgefertigten Fragebögen. Thieme-Aufklärungsbögen sind nur mit dem entsprechenden Abo verfügbar. Falls Sie einen bestimmten Bogen nicht finden, kontaktieren Sie fragebogen@idana.com.
Bestimmte Felder (z. B. Hausarzt) werden im Fragebogen nicht abgefragt
Je nach Fragebogen werden unterschiedliche Felder abgefragt — der Hausarzt wird z. B. im Aufnahmebogen Basis nur bei einem angegebenen Praxiswechsel erfasst. Falls Sie bestimmte Felder grundsätzlich abfragen möchten, passen wir den Fragebogen gerne für Sie an.
Beim Abruf meines Fragebogens erscheint „Fragebögen sind korrumpiert“
Das liegt meistens daran, dass eine Sektion im Fragebogen keinen Namen hat oder komplett leer ist. Benennen Sie die Sektion oder fügen Sie mindestens ein Frage-Element hinzu. Löst das das Problem nicht, kontaktieren Sie unser Medical Content Team unter fragebogen@idana.com.
Desktop-App & Installation
Wo kann ich die Idana-Desktop-App herunterladen?
Unter www.idana.com/testen — verfügbar für Windows und Mac. Datei nach dem Download doppelklicken und den Installationsanweisungen folgen.
„Idana ist beschädigt und kann nicht geöffnet werden“ (Mac)
Das tritt auf, wenn die installierte App veraltet ist. Laden Sie die aktuelle Version unter www.idana.com/testen herunter, ziehen Sie das alte Idana-Symbol in den Papierkorb und installieren Sie die neue Version. Beim ersten Start fragt macOS möglicherweise, ob Sie die App wirklich öffnen möchten — bestätigen Sie mit „Öffnen“.
Die Desktop-App startet nicht oder stürzt ab
Versuchen Sie der Reihe nach:
- App vollständig schließen und neu starten.
- Computer neu starten.
- Prüfen, ob ein Update verfügbar ist, und dieses installieren.
- App deinstallieren und über www.idana.com/testen neu installieren.
Besteht das Problem weiterhin, kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Techniktermin.
Idana funktioniert nicht hinter unserer Firewall
Idana benötigt eine direkte Internetverbindung und funktioniert nicht über einen Proxy-Server. Bitten Sie Ihre IT, die Firewall für Idana freizugeben — die vollständige Liste der benötigten Freigaben finden Sie hier: Firewall-Einstellungen für Idana.
Die Position des QR-Codes auf dem externen Monitor wird nicht gespeichert
Die Fensterposition wird nicht gespeichert, wenn das QR-Code-Fenster die Taskleiste überdeckt — auch wenn diese ausgeblendet ist (Windows erkennt das nicht zuverlässig). Verschieben Sie das Fenster zunächst in den sichtbaren Bereich, bevor Sie es maximieren, damit die Position dauerhaft gespeichert wird.
Zur Anleitung „QR-Code-Anzeige auf externem Monitor an der Anmeldung“
Wie installiere ich Idana auf einem neuen Rechner?
Laden Sie die App unter www.idana.com/testen herunter und melden Sie sich mit Ihren bestehenden Zugangsdaten an (E-Mail-Adresse, Passwort und PIN). Nutzen Sie eine GDT-Anbindung, muss diese auf dem neuen Rechner neu eingerichtet werden — kontaktieren Sie bei Bedarf den Idana-Support für einen Techniktermin.
„Systemzeit stimmt nicht“ — die Anmeldung schlägt fehl
Die Uhrzeit Ihres Computers weicht zu stark von der Serverzeit ab. Öffnen Sie die Datums- und Uhrzeiteinstellungen Ihres Betriebssystems, aktivieren Sie die automatische Zeitsynchronisation und prüfen Sie die Zeitzone. Starten Sie Idana anschließend neu.
Tablet & mobile Geräte
Brauche ich für Idana ein Tablet?
Nicht zwingend. Patient:innen können Befragungen auch auf dem eigenen Smartphone, Tablet oder Computer öffnen. Für das Ausfüllen im Wartezimmer kann ein Praxis-Tablet sinnvoll sein — die passende Anzahl hängt davon ab, wie viele Patient:innen gleichzeitig vor Ort ausfüllen und wie oft Befragungen bereits zu Hause erledigt werden.
Wie verhindere ich, dass Patient:innen auf andere Tablet-Inhalte zugreifen?
Nutzen Sie den Kioskmodus beziehungsweise den geführten Zugriff des Tablets. Damit bleibt während der Befragung nur Idana zugänglich. Die Einrichtung unterscheidet sich zwischen Android und iPadOS.
Der QR-Code für das Patienten-Tablet funktioniert nicht
Prüfen Sie:
- Ist das Tablet mit dem Internet verbunden?
- Ist der QR-Code noch gültig? QR-Codes können ablaufen.
- Wird die Kamera des Tablets korrekt erkannt?
Besteht das Problem weiterhin, kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Techniktermin.
Wie richte ich ein Tablet für Idana ein?
Am einfachsten über einen geführten Einrichtungstermin mit dem Idana-Support. Sie benötigen dafür ein Tablet mit aktuellem Browser, eine stabile WLAN-Verbindung und Zugang zu Ihrem Idana-Account.
Patient:innen können den Fragebogen auf dem Tablet nicht fertig ausfüllen
Mögliche Ursachen sind eine instabile WLAN-Verbindung, ein veralteter Browser auf dem Tablet oder ein Problem mit dem konkreten Fragebogen. Versuchen Sie zunächst einen anderen Browser (z. B. Chrome). Tritt das Problem bei einem bestimmten Fragebogen auf, kontaktieren Sie den Idana-Support.
„Anti-Robot Check failed“
Diese Meldung sehen Patient:innen in der Patienten-App, wenn die automatische Anti-Roboter-Prüfung beim Öffnen der Befragung fehlschlägt. In der App erscheint dazu der Hinweis „Die Anti-Roboter-Verifizierung ist ungültig oder abgelaufen. Klicken Sie erneut auf Weiter zur Befragung.“
Tippen Sie erneut auf „Weiter zur Befragung“. Bleibt der Fehler, laden Sie die Seite neu oder öffnen Sie den Link in einem anderen Browser. Tritt er dauerhaft auf, kontaktieren Sie den Idana-Support.
Welche Browser werden unterstützt?
Die Patienten-App läuft in allen aktuellen Browsern: Chrome, Edge und Firefox ab Version 100, Safari (auch iPhone/iPad) ab Version 13 sowie Samsung Internet ab Version 15. Eine App-Installation ist nicht nötig.
Idana Aufklärung Pro
Was ist Idana Aufklärung Pro?
Ein Zusatzmodul für die digitale Patientenaufklärung. Patient:innen füllen Aufklärungsbögen vor einer OP oder Behandlung digital aus und unterschreiben sie; der Bogen wird anschließend automatisch in Ihrer Praxissoftware gespeichert. Sie können dafür eigene Aufklärungsbögen nutzen oder zusätzlich die Bögen von Thieme Compliance buchen.
Welche Aufklärungsbögen sind verfügbar?
- Eigene Bögen: Ihre bestehenden Aufklärungsbögen werden digitalisiert — durch Sie selbst im Fragebogen-Editor oder durch unseren Fragebogen-Service.
- Thieme Compliance: Mit einem zusätzlichen Thieme-Abonnement erhalten Sie Zugriff auf die Aufklärungsbögen von Thieme Compliance. Fehlt ein bestimmter Bogen, kontaktieren Sie den Idana-Support — wir prüfen die Verfügbarkeit.
Die Preise finden Sie in der Preisliste Services.
Die Aufklärungsbögen kommen nicht auf dem Tablet an
Stellen Sie sicher, dass die Desktop-App läuft, die in den Einstellungen als „Idana Aufklärung Pro Server“ festgelegt ist (meist der Rückschrieb-Rechner) — nur dann werden Aufklärungsbögen hochgeladen. Besteht das Problem weiterhin, kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Techniktermin.
Idana Flow & KI-Funktionen
Was ist Idana Flow?
Idana Flow automatisiert den Ablauf von der Patientenanmeldung bis zur Dokumentation: Arzt-Patienten-Gespräche werden aufgezeichnet, transkribiert und automatisch zusammengefasst (optional auch für Patient:innen).
Die Zusammenfassung können Sie per Kopieren & Einfügen in Ihre Praxissoftware übernehmen. Mit Idana Flow Pro übertragen Sie den Arztbericht mit einem Klick auf „An PVS senden“ direkt per GDT ins PVS. Voraussetzung sind eine eingerichtete GDT-Anbindung und Patient:innen, die aus Ihrem PVS stammen.
Was kann die KI-Zusammenfassung?
Die KI-Zusammenfassung fasst die Antworten der Patient:innen automatisch in einem ärztlichen Bericht zusammen und spart so Zeit bei der Dokumentation. Die Zusammenfassung wird meist als Text ins PVS übertragen und erscheint zusätzlich oben in der exportierten PDF.
Wie lange werden Flow-Aufnahmen gespeichert?
Ohne Flow Pro werden Aufnahmen und Berichte nicht gespeichert — übernehmen Sie den Arztbericht deshalb direkt nach dem Gespräch in Ihre Praxissoftware. Mit Idana Flow Pro stehen Aufnahmen, Transkripte und Berichte 7 Tage im Verlauf zur Verfügung und werden danach automatisch gelöscht. Übertragen Sie Arztberichte deshalb rechtzeitig in Ihr PVS.
API & Integrationen
Wo finde ich die API-Dokumentation?
Unter backend.idana.app/external. Den API-Schlüssel erstellen Sie im Kundenportal unter Integrationen → API-Schlüssel.
Zur Anleitung „Einrichtung der Idana REST-API Schnittstelle“
Wie verbinde ich Idana mit Docmedico, Dubidoc, 321med, black.t oder anderen Systemen?
Erstellen Sie im Kundenportal unter Integrationen → API-Schlüssel einen Schlüssel und hinterlegen Sie ihn im externen System. Wie das dort funktioniert, zeigen die verlinkten Anleitungen in der Einrichtung der REST-API Schnittstelle. Bei Fragen hilft der Idana-Support gerne weiter.
Vertrag, Lizenzen & Rechnungen
Ich möchte meinen Vertrag kündigen
Kontaktieren Sie dazu den Idana-Support. Teilen Sie uns gerne den Grund für die Kündigung mit — in manchen Fällen können wir weiterhelfen, bevor der Kündigungsprozess eingeleitet wird.
Ich möchte eine Lizenz reduzieren bzw. einen Arzt/eine Ärztin entfernen
Kontaktieren Sie den Idana-Support und teilen Sie mit, welche Lizenz entfernt werden soll. Sie erhalten eine Bestätigung der Änderung sowie die angepasste Rechnung.
Ich habe eine Frage zu meiner Rechnung
Kontaktieren Sie den Idana-Support mit Ihrer Rechnungsnummer oder Kunden-ID, damit Ihre Rechnung geprüft werden kann. Bei komplexeren Fragen werden Sie an das Customer-Success-Team weitergeleitet.
Die Lastschrift wurde eingezogen, obwohl ich bereits überwiesen habe
Ist in Ihrem Kundenkonto die Lastschrift als Standard-Zahlungsmethode hinterlegt, wird diese automatisch ausgelöst. Eine dadurch entstandene Doppelzahlung wird selbstverständlich erstattet — kontaktieren Sie dazu den Idana-Support.
Wo finde ich meine Vertragsunterlagen bzw. die AGB?
In der Idana-Software über das Fragezeichen-Symbol oben rechts. Eine Kopie Ihrer letzten Rechnung erhalten Sie auf Anfrage über den Idana-Support.
Datenschutz & AGB
Wo finde ich die aktuellen AGB?
In der Idana-Software über das Fragezeichen-Symbol oben rechts, oder auf idana.com.
Wo finde ich die AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)?
In der Idana-Desktop-App unter Mein Konto → Praxisinformationen — dort finden Sie oberhalb des „Speichern“-Buttons einen Link auf den aktuellen AVV.
Brauche ich einen Datenschutzhinweis auf meiner Website?
Nein. Vor und während jeder Befragung können Patient:innen die Datenschutzhinweise jederzeit direkt in der Idana Patienten-Web-App einsehen — ein zusätzlicher Hinweis auf Ihrer eigenen Website ist dafür nicht erforderlich.
Wo werden die Daten gespeichert?
Idana wird auf der Google Cloud Platform in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin betrieben. Patientendaten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt — ohne Ihre Praxis-PIN kann auch Idana sie nicht lesen.
Onboarding & Einrichtung
Wie starte ich mit Idana?
Nach der Registrierung laden Sie die Desktop-App unter www.idana.com/testen herunter, installieren und melden sich an — danach können Sie direkt Fragebögen an Patient:innen versenden. Für die Anbindung an Ihre Praxissoftware kontaktieren Sie den Idana-Support für einen Einrichtungstermin. Ob die Anbindung kostenpflichtig ist, hängt von Ihrem Abrechnungsmodell ab — siehe Preisliste Services.
Wie läuft die GDT-Einrichtung ab?
Die Einrichtung der Verbindung zwischen Idana und Ihrer Praxissoftware erfolgt gemeinsam per Fernwartung und dauert in der Regel 60–90 Minuten. Einen Termin dafür vereinbaren Sie über den IT-Support. Für die Einrichtung wird Fernzugriff auf den Rechner benötigt, auf dem die Praxissoftware läuft — gegebenenfalls in Abstimmung mit Ihrem Systemhaus.
Gibt es Schulungen für unser Team?
Ja. Im Lizenzmodell ist eine Erstschulung bereits im Einrichtungspaket enthalten und findet im Rahmen des Onboardings statt. Im nutzungsbasierten Modell wird die Teamschulung einmalig je Standort berechnet. Weitere Schulungen lassen sich bei Bedarf jederzeit kostenpflichtig dazubuchen — Preise siehe Preisliste Services.
Zur Kontaktaufnahme mit dem Support
Wie kann ich einen Test-Account erstellen?
Kostenlos unter portal.idana.com/free. Der Account ist zunächst 7 Tage gültig und kann bei Bedarf verlängert werden.
Wie kann ich meinen Termin verschieben oder absagen?
Nutzen Sie dazu den Link in der Bestätigungs-E-Mail, die Sie nach der Terminbuchung erhalten haben. Dort finden Sie die Optionen „Termin verschieben“ und „Termin absagen“ und können bei Bedarf direkt einen neuen Termin auswählen.
Allgemeine Fragen
Was ist Idana?
Idana ist eine Software für Arztpraxen und medizinische Einrichtungen. Patient:innen füllen Fragebögen bereits vor dem Termin digital aus — die Daten landen automatisch in der Praxissoftware. Das spart Zeit bei der Aufnahme und verbessert die Dokumentation.
Was kostet Idana?
Idana bietet derzeit ein nutzungsbasiertes Modell mit Paketen nach Anzahl der Vorgänge pro Monat an; viele Bestandskund:innen nutzen weiterhin das Lizenzmodell. Die Preise beider Modelle finden Sie in der Preisliste Services. Für ein individuelles Angebot wenden Sie sich an unseren Vertrieb unter vertrieb@idana.com.
Welche Praxissoftware wird unterstützt?
Idana unterstützt über die GDT-Schnittstelle alle gängigen Praxissoftware-Systeme, darunter Medistar, x.isynet, Medatixx, Tomedo, Turbomed, Medical Office, Red Medical, x.concept, Duria, Epikur, Quincy, Albis und Data-AL. Ist Ihr System nicht dabei, kontaktieren Sie den Idana-Support.
Wo finde ich Neuigkeiten und Updates zu Idana?
Im Idana-Kundenportal oben rechts über das Glocken-Symbol („Neue Mitteilungen“). Über „Alle Mitteilungen anzeigen“ gelangen Sie zur Übersicht aller bisherigen Mitteilungen. Die Desktop-App aktualisiert sich automatisch — Sie müssen Updates nicht selbst installieren.
Support kontaktieren
Wie erreiche ich den technischen Support?
Öffnen Sie in der Idana-Software oben rechts das Hilfe-Fragezeichen und wählen Sie Idana-Support. Beschreiben Sie möglichst genau, was passiert ist, wann es passiert ist und wie der Support Sie erreichen kann.
Wohin wende ich mich bei Fragen zu Fragebögen oder zum Editor?
Nutzen Sie ebenfalls die Support-Funktion in Idana und nennen Sie den betroffenen Fragebogen sowie das konkrete Problem. Übermitteln Sie vorhandene Dateien oder Beispiele nur über die dafür freigegebenen Supportwege.
Zur Anleitung für Fragebogen-Support
Kann ich mich zurückrufen lassen?
Ja. Kontaktieren Sie den Idana-Support mit Ihrem Namen, Ihrer Praxis und einer Rückrufnummer — unser Team meldet sich bei Ihnen. Telefonisch erreichen Sie uns Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:30 Uhr (außer an bundesweiten Feiertagen). Support-Anfragen per E-Mail oder direkt in Idana können Sie jederzeit stellen; wir bearbeiten sie ab der nächsten Supportzeit.