Benutzerverwaltung: Nutzer einladen und Rechte verwalten
In der Benutzerverwaltung legen Sie fest, wer aus Ihrer Praxis mit einem eigenen Konto auf Idana zugreifen kann und welche Rechte diese Person hat. Das ist unter anderem Voraussetzung dafür, dass in Idana Flow immer der richtige Arzt bzw. die richtige Ärztin als behandelnde Person erscheint (mehr dazu weiter unten).
Wo finde ich die Benutzerverwaltung?
- Im Portal: unter
portal.idana.com/user-management, erreichbar über den Menüpunkt „Benutzerverwaltung". - In der Idana-Desktop-App: derselbe Menüpunkt „Benutzerverwaltung" in der linken Navigation — dieselbe Ansicht wie im Portal, eingebettet in die App.
Der Menüpunkt ist nur für Account-Inhaber und Administratoren sichtbar. Mitarbeiter:innen ohne diese Rolle sehen ihn nicht.
Rollen im Überblick
| Rolle | Bedeutung | Kann Benutzer verwalten | Kann Verbrauch einsehen |
|---|---|---|---|
| Account-Inhaber (owner) | Es gibt genau eine:n Inhaber:in pro Praxis-Account | Ja | Ja¹ |
| Administrator (admin) | Verwaltet das Team, aber ohne Inhaberrechte | Ja | Nein |
| Mitarbeiter (member) | Reguläres Nutzerkonto für die tägliche Arbeit | Nein | Nein |
¹ Im nutzungsbasierten Modell über den Menüpunkt „Verbrauch“.
Wichtig: Die Rolle Account-Inhaber kann nicht direkt vergeben werden — sie wechselt ausschließlich über die Eigentümerschaft übertragen-Funktion (siehe unten). Administrator:innen können sich außerdem nicht selbst die eigene Rolle ändern.
Mitarbeiter:in einladen
- Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und klicken Sie auf „Mitarbeiter einladen".
- Füllen Sie Anzeigename, Stellenbezeichnung und E-Mail-Adresse aus. Die eingeladene Person nutzt später genau diese E-Mail-Adresse für den Login.
- Klicken Sie auf „Einladung senden".
Die eingeladene Person erhält einen Einladungs-Link per E-Mail, um ein eigenes Idana-Konto anzulegen. Der Link ist 48 Stunden gültig. Offene oder abgelaufene Einladungen können Sie in der Liste erneut senden; offene Einladungen können Sie auch zurückziehen.
Eingeladene Personen erhalten zunächst die Rolle Mitarbeiter. Die Rolle können Sie ändern, sobald das Konto aktiv ist.
Status einer eingeladenen Person
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Konto ist eingerichtet und einsatzbereit |
| Eingeladen | Einladung wurde verschickt, aber noch nicht angenommen |
| Einladung abgelaufen | Die 48-Stunden-Frist ist verstrichen — Einladung erneut senden |
| Entfernung/Kündigung läuft | Der Zugang wird gerade entfernt |
Rolle ändern
- Öffnen Sie in der Benutzerliste den gewünschten Account und klicken Sie auf „Account bearbeiten".
- Passen Sie Anzeigename, Stellenbezeichnung oder Rolle (Administrator oder Mitarbeiter) an.
- Speichern Sie die Änderung.
Den eigenen Account und den Account des/der aktuellen Inhaber:in können Sie über diesen Dialog nicht in der Rolle ändern.
Eigentümerschaft übertragen
Nur der/die aktuelle Account-Inhaber:in kann die Inhaberschaft an eine andere Person im Team übertragen:
- Im eigenen Account-Profil auf „Rolle anderem Mitarbeiter übertragen" klicken.
- Die Zielperson auswählen und die Übertragung bestätigen. Die Person erhält eine Einladung und muss die Übertragung innerhalb von 48 Stunden annehmen — bis dahin bleiben Sie Account-Inhaber:in.
Solange eine Übertragung läuft, wird das im Profil als laufender Vorgang angezeigt.
Zugang entfernen
- Wählen Sie den betreffenden Account (oder mehrere Accounts) aus und klicken Sie auf „Account entfernen".
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Dabei gilt:
- Sie können Ihren eigenen Account nicht entfernen.
- Der Account der/des Account-Inhaber:in kann nicht entfernt werden.
- Administrator:innen können auch andere Administrator:innen entfernen.
- Hat die betroffene Person eine persönliche Idana Flow Pro-Lizenz, endet deren Zugriff sofort beim Entfernen; die laufende Abrechnungsperiode wird zum Periodenende gekündigt. Bereits bezahlte Zeit wird nicht automatisch erstattet.
Warum das für Idana Flow wichtig ist
In Idana Flow wird bei jeder Aufnahme automatisch der „Behandelnde Arzt" eingetragen — und zwar immer die gerade eingeloggte Person. Dieses Feld lässt sich während der Aufnahme nicht frei auswählen oder ändern.
Damit in einer Praxis mit mehreren Ärzt:innen bei jeder Aufnahme automatisch die richtige Person als Behandler:in erscheint, braucht jede:r Arzt/Ärztin ein eigenes Idana-Konto — angelegt über die Benutzerverwaltung. Ein gemeinsam genutztes Konto führt dazu, dass Flow immer dieselbe Person als behandelnde:n Arzt/Ärztin einträgt, unabhängig davon, wer tatsächlich das Gespräch geführt hat.
Das gilt auch für Idana Flow Pro: Im Lizenzmodell wird die Lizenz pro Arzt/Ärztin vergeben, sichtbar an einem Hinweis in der Benutzerliste — auch das setzt einen eigenen Account pro Person voraus.