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Einsatzmöglichkeiten

Idana lässt sich an unterschiedliche Praxisabläufe anpassen. Die zentrale Entscheidung ist, wann Ihre Patient:innen die Befragung ausfüllen:

  • Vor dem Termin, zuhause — Der Link zur Befragung wird vorab verschickt: direkt aus Idana per E-Mail oder über Ihre bestehenden Systeme (z. B. per SMS aus Ihrem Telefonassistenten oder in der Terminbestätigung Ihres Online-Kalenders). So beantworten Patient:innen die Fragen in Ruhe zuhause, und die Ergebnisse liegen bereits vor dem Praxisbesuch vor.
  • Am Tag des Termins, in der Praxis — Die Befragung wird auf einem Tablet im Wartezimmer oder an der Anmeldung ausgefüllt, bevor die Behandlung beginnt.

Praxisablauf wählen

Idana unterscheidet zwei Grundtypen von Befragungen:

  • Check-in-Befragung — wird einmal erzeugt und kann dauerhaft für alle Patient:innen genutzt werden (Neu- und Bestandspatient:innen).
  • Individuelle Befragung — wird jedes Mal neu erzeugt und speziell für die/den aktuelle:n Patient:in zusammengestellt.

Eine kompakte Gegenüberstellung beider Befragungsarten (Merkmale, Einsatzzweck) können Sie zusätzlich herunterladen: → Unterschied der Befragungsarten (PDF)

Zuhause: Befragung vor dem Praxisbesuch (Check-in)

Ob und wie Patient:innen den Check-in-Link zu Hause erhalten, hängt davon ab, ob sie ein digitales Endgerät besitzen und wie der Termin vergeben wurde:

  • Kein digitales Endgerät zu Hause: Angehörige unterstützen beim Ausfüllen der Fragebögen, oder die Befragung erfolgt stattdessen direkt in der Praxis (siehe unten).

  • Mit digitalem Endgerät, abhängig vom Weg der Terminvergabe:

    TerminvergabeWie der Check-in-Link ankommt
    Intelligenter Telefonassistentautomatischer Versand, z. B. per SMS
    Telefon / Offene SprechstundeLink auf der Praxis-Website integriert (Neupatient:innen); bei Bestandspatient:innen wird analog eine individuelle Befragung erstellt und aus Idana per E-Mail versendet
    Kontaktformular (Website/E-Mail)Versand per Praxis-E-Mail (Neupatient:innen)
    Online-TerminkalenderLink im Buchungsprozess oder in der Bestätigungsmail eingebunden
So funktioniert's: Check-in-Befragung Schritt für Schritt
  1. Die/der Patient:in wird über die Terminvergabe auf den passenden Idana-Link je nach Besuchsgrund geleitet.
  2. Die/der Patient:in füllt die Fragebögen/Formulare zu Hause aus.
  3. Die Berichte erscheinen ab sofort unter „Berichte“ in der Idana-Desktop-App.
  4. Übertragung des Berichts:
    • Bei Neupatient:innen wird die Übertragung ins PVS durch manuelles Anklicken des Idana-Buttons in der Patientenkartei angestoßen, sobald die/der Patient:in in die Praxis kommt — der Bericht wandert dabei von „Check-In Berichte“ zu „Fertige Berichte“.
    • Bei Bestandspatient:innen kann die Übertragung automatisch erfolgen: Ist in den Einstellungen „Automatisches Zusammenführen von Check-In Berichten“ aktiv und liegen die Patientendaten bereits in Idana vor, erscheint der Bericht direkt unter „Fertige Berichte“. Aktivieren Sie diese Einstellung nur an einem Arbeitsplatz.

Patient:innen, die dennoch unvorbereitet in die Praxis kommen, können den passenden Check-in-Link vor Ort per QR-Code auf dem Praxis-Tablet/ -Smartphone aufrufen.

→ Ausführliche Klick-Anleitung: Check-in-Bericht per Automerge ins PVS importieren

Integration in den Online-Terminkalender: Der Check-in-Link lässt sich in den Buchungsprozess vieler Terminbuchungs- und Praxisverwaltungssysteme einbinden. Eigene Integrations-Anleitungen liegen vor für:

Check-in-Links erstellen: Wie Sie Check-in-Links erzeugen und einbinden, zeigt die Anleitung Check-In-Befragung erstellen.

In der Praxis: individuelle Befragung vor Ort

Ob eine individuelle Befragung per Praxis-Tablet oder per eigenem Smartphone der/des Patient:in läuft, hängt davon ab, ob ein Smartphone zur Hand ist:

  • Kein Smartphone dabei: individuelle Befragung direkt mit dem Praxis-Tablet.
  • Smartphone dabei: QR-Code entweder auf einem kleinen Monitor an der Anmeldung anzeigen (individuelle Befragung — siehe QR-Code-Anzeige auf externem Monitor an der Anmeldung) oder als ausgedruckten QR-Code an der Anmeldung bereitlegen (Check-in-Befragung).

Für den Einsatz vor Ort stehen zusätzlich folgende Materialien zur Verfügung:

  • Patientenflyer (PDF) zum Auslegen im Wartezimmer, der Patient:innen den Einsatz von Idana erklärt.
  • QR-Code-Vorlage zum Ausdrucken für die Anmeldung (auf Anfrage über den Idana-Support erhältlich).
So funktioniert's: Individuelle Befragung Schritt für Schritt

Hinweis: Bei der individuellen Befragung müssen keine persönlichen Daten eingegeben werden, das erleichtert den Einstieg für Patient:innen. Dafür wird ein Praxis-Tablet benötigt — für eine intuitivere Bedienung empfiehlt sich zusätzlich ein Tablet-Stift.

  1. Sie rufen die/den Patient:in in Ihrem PVS auf oder legen die Kartei an.
  2. Von dort rufen Sie Idana auf — per Klick auf den Idana-Button oder über die Idana-Tastenkombination Ihres PVS.
  3. In der Fragebogenübersicht wählen Sie die passenden Fragebögen aus und stellen die Befragung fertig.
  4. Scannen Sie den erzeugten QR-Code mit dem Praxis-Tablet und übergeben Sie es an die/den Patient:in.
  5. Nach dem Ausfüllen im Wartezimmer erscheint der Bericht automatisch unter „Fertige Berichte“ in der Idana-Desktop-App und wird in die Patientenkartei in Ihrem PVS übertragen.

→ Ausführliche Klick-Anleitung: Individuelle Befragung erstellen

Terminierte Befragungen

Bei individuellen Befragungen muss der Befragungslink nicht sofort per E-Mail verschickt werden: Beim Versenden lässt sich stattdessen ein späterer Zeitpunkt für den E-Mail-Versand festlegen — etwa, um die Einladung erst wenige Tage vor dem eigentlichen Termin automatisch zuzustellen, statt sie direkt nach dem Anlegen zu verschicken.

So funktioniert's: E-Mail-Versand terminieren
  1. Öffnen Sie nach dem Erstellen der Befragung den Bereich „Befragungslink per Email versenden", tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und ergänzen Sie optional einen Hinweis an die/den Patient:in.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben „E-Mail senden" und wählen Sie „Geplant senden".
  3. Legen Sie im Dialog „E-Mail-Versand planen" Versanddatum und Versandzeit fest (nur zukünftige Zeitpunkte sind wählbar) und bestätigen Sie mit „E-Mail planen".
  4. Der Button zeigt anschließend „Geplant für: …" an. Über den Pfeil daneben lässt sich die Planung jederzeit bearbeiten, verwerfen oder die E-Mail doch noch „Jetzt senden“ (die Planung entfällt dann).
  5. Zum geplanten Zeitpunkt verschickt Idana die E-Mail automatisch — ohne dass jemand in der Praxis dafür aktiv werden muss.

Pro Befragung ist immer nur eine aktive Planung gleichzeitig möglich.

Wie beim direkten Versand gilt: Holen Sie vorab die mündliche Einwilligung der/des Patient:in für den E-Mail-Versand ein.

Beide Varianten lassen sich auch kombinieren, etwa als Fallback: Patient:innen werden vorab per Check-in eingeladen, füllen die Befragung aber notfalls noch individuell in der Praxis aus, falls sie es zu Hause nicht geschafft haben.

Die vollständige Grafik mit Entscheidungsdiagramm für beide Abläufe können Sie zusätzlich herunterladen:

→ Ihr Praxisablauf mit Idana (PDF)

Wie geht es weiter?

Je nachdem, wie Idana bei Ihnen technisch eingebunden werden soll, sind folgende Guides relevant:

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